“你们各自的任务都明確了吧!还有没有其他需要补充的?”
会议室里短暂安静下来,负责海运对接的陈丽娜开口道:“老板,关於新加入货轮的船员培训,咱们现有的培训基地容量可能有点紧张,是不是得提前联繫外部培训机构合作,確保船员能按时上岗?”
“可以!你和海运公司陈经理沟通,看她那边的怎么安排的。你告诉她,不光是半个月后的三十艘货轮,而是后面两个月,每个月会增加五十艘左右的货轮,让她们及时地把船长和船员准备好。
如果她们现有的船员储备不足,我们可以提供部分资金支持她们扩大招聘,或者协助联繫有资质的航海院校定向输送毕业生。
另外,培训內容要重点覆盖新货轮的智能化导航系统和应急安全规程,確保船员在上岗前能熟练掌握相关操作技能。
对了,你顺便问问陈经理,船员的健康体检和证书更新是否能同步完成,这些都是货轮正常运营的必要条件,不能有任何延误。
尤其是涉及国际航线的船员,他们的健康证和专业资格证书必须符合国际海事组织的最新標准。
一旦出现证书过期或体检不合格的情况,不仅会影响货轮的出港时间,还可能面临港口国监督检查的处罚。
你让陈经理把船员的体检安排和证书更新进度表整理出来,下周三之前给我,我会让行政部派专人跟进对接,確保每一项流程都严格按照时间节点推进,避免因为这些细节问题拖慢整体的运营计划。
同时,你提醒陈经理在整理进度表时,要详细標註每个船员的体检项目是否包含国际航行所需的特殊检查项,以及证书更新涉及的具体海事部门审批环节,这样行政部在对接时能更精准地把控风险点。
另外,对於部分即將到期的证书,要优先协调办理加急手续,必要时可以安排专员陪同船员前往海事机构提交材料,確保在进度表设定的时间內完成所有更新工作。
如果过程中遇到审批流程卡顿或材料缺失的情况,让陈经理第一时间反馈,公司会协调法务和行政资源协助解决,绝不能让这些问题成为影响货轮按期投入运营的障碍。”
“好的!老板,我一会就去海运公司那边。”陈丽娜边做著记录,边点头答应道。
“那好!没有其他事就散会吧!王秘书,你把土地署署长的资料拿到我办公室来。”
王群听到指令后,立刻放下手中的会议记录本,快步走回自己办公室,从分类档案中抽出一个標有“土地署”字样的蓝色文件夹,確认封皮上的標籤无误后,便抱著资料往耿涛办公室走去。
她知道老板对土地署署长的背景信息要求极高,特意在走向办公室的路上快速翻阅了几页,確保资料中涵盖了署长近三年的工作履歷、分管领域內的重点项目进展,这样耿涛在后续会面时能更全面地掌握沟通的主动权。
走到办公室门口,她轻轻敲了敲门,待听到“请进”的回应后,才推门而入,將文件夹放在老板的办公桌上。
並简要说明:“老板,土地署署长詹姆斯的资料整理好了,里面还附了一份他近期公开讲话中提到的关於港口扩建项目的表態摘要,供您参考。”
“好!放下吧,这里面有没有关於他的个人信息?”
王群心里一紧,她记得资料整理时重点聚焦在工作层面,个人信息部分只简要提及了教育背景和从业资格。
便如实回答:“老板,目前资料里主要收录了他的职业相关信息,个人信息部分只有毕业院校和专业资格证书的基础內容。
如果您需要更详细的个人背景,比如家庭情况或兴趣爱好,我现在立刻联繫信息部门补充调取。”
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她站在桌前,手指微微攥著文件夹边缘,等待老板的进一步指示,同时在心里快速规划著名补充信息的调取路径——先联繫档案管理中心,若內部资料不全,再通过合规渠道对接土地署的行政办公室,確保在半小时內拿到所需內容。
“行!你马上去把詹姆斯的个人信息补齐,一会给我送进来。”
王群立刻应声:“好的老板,我现在就去处理,保证在您需要之前送过来。”说完,她抱著文件夹转身快步走出办公室,高跟鞋敲击地面的声音在走廊里显得格外急促。
她没有丝毫耽搁,直接走向自己的工位,第一时间拨通了档案管理中心的內线电话,电话接通后,她简洁明了地说明情况:“您好,我是王群,需要紧急调取土地署署长詹姆斯的详细个人信息,包括家庭情况、兴趣爱好等,麻烦您儘快协助查找,有结果了请立刻告诉我。”
掛了电话,她又迅速打开文件柜,拿出与土地署行政办公室的合规对接流程文档,提前熟悉相关步骤,以便在档案管理中心资料不全时能无缝衔接下一步工作,確保能按照老板的要求准时完成任务。
文档里详细罗列了对接所需的材料清单、审批权限以及紧急联繫人方式,她一边快速瀏览,一边用钢笔在关键条款旁做標记。
比如“非公开信息需提交部门负责人签字的申请函”“紧急调取可优先联繫行政专员莉娜”等。
做完这些,她抬手看了眼腕錶,距离老板要求的时间还剩二十二分钟,档案管理中心那边仍未传来回復。
她深吸一口气,努力让自己保持冷静——越是紧急的任务,越要確保每一个环节都精准无误,不能因为慌乱而出现疏漏。
她起身走到窗边,推开一条缝隙让微凉的风灌进来,试图驱散一丝焦灼。
目光扫过楼下停车场里缓慢移动的车辆,她强迫自己收回注意力,手指无意识地敲击著桌面,耳朵始终留意著电话铃声,每一秒的等待都像是在与时间赛跑。
“咚、咚咚”就在这时,办公室的门被人敲响了。“请进!”王群对著门外叫道。
推门进来的是档案中心的职员,她的手上拿著一个档案袋,她把档案袋交给王群:“王秘书,这是您要的资料,詹姆斯的所有个人信息都在这里面。”
“好!谢谢,我马上给老板送过去。”说完,接过档案袋,离开了办公室,朝耿涛的办公室走去。